Hoe makkelijk is het om data te gebruiken binnen jouw organisatie? Het antwoord hierop verschilt enorm van “ik kan direct alle data gebruiken” tot “het is sneller om een onderzoek opnieuw te doen dan om de data te vinden”. Door het gebruik van verschillende systemen is het lastig om data te delen.
Eveneens is het niet altijd duidelijk welke data de organisatie tot zijn beschikking heeft. Doordat je niet weet wat een ander al aan data heeft, kan het zijn dat je werk doet dat binnen de organisatie al gedaan is. Wanneer je een organisatie benaderd waarmee al contact is gelegd vanuit bijvoorbeeld een andere afdeling of je doet een onderzoek of telling besteed je onnodige tijd en energie.
Om deze zaken te voorkomen is het belangrijk om data te borgen. Hierdoor weet iedereen, voor nu en in de toekomst, waar de juiste informatie te vinden is. Door deze borging kan kennis binnen de organisatie hergebruikt en vergroot worden. Daarnaast is er minder ruis in de organisatie, collega’s weten wie voor welk onderwerp aan te spreken.
In deze blog geven we aan hoe je in 3 stappen databorging kan creëren, waardoor gegevens onderling gemakkelijker te vinden zijn.
Organisaties hebben vaak veel ongestructureerde data. Er is vaak geen gestructureerde manier om deze met elkaar te delen. Denk aan bijvoorbeeld rondslingerende excel lijstjes met veel verschillende versies. Als je wilt weten wat er aan informatie is, kost het jou als persoon erg veel tijd.
Als je samen eerst tijd investeert om de data te identificeren, heeft iedereen in de orgnanisatie hier profijt van. Data zal sneller vindbaar zijn en makkelijker gebruikt worden. Wij bouwen op dit moment aan d-tective, een tool die je helpt bij het zoeken en vinden van data.
De data kan je vervolgens verdelen in een bedrijfsdata objecten model. De data-objecten (datasets) worden hierbij ingedeeld in domeinen en subdomeinen. Deze (sub)domeinen vormen de grenzen van de datalandkaart. In het invulformat is dit bijvoorbeeld voorbeeld gedaan voor de data vanuit Human Resources.
Elk (sub)domein heeft een eigen datalord nodig. De datalord is het aanspreekpunt voor de data binnen dit (sub)domein. De datalord zorgt voor de datakwaliteit in het domein en het delen van de goede data. De datalord vertegenwoordigt samen met de definitiehouder de data-eigenaar van het domein. De definitiehouder is de beheerder van de relevantie definities binnen het (sub)domein. De definitiehouder zorgt ervoor dat iedereen dezelfde definitie gebruikt en deze definitie afgebakend en duidelijk is.
De (sub)domeinen, datalords en definitiehouders vormen gezamenlijk de basis voor de datalandkaart.
Binnen organisaties komt het voor dat niet iedereen bevoegd is om bepaalde data in te zien of te gebruiken. Dit komt in sommige gevallen door de AVG en in andere gevallen door hoe de organisatie opgezet is. De grenzen waarbinnen data gedeeld mag worden zijn in de landkaart te zien. Dit zijn de (sub)domeingrenzen.
Voor het bewaken van deze grenzen is grensbewaking, de datadouane, nodig. De datadouane bewaakt het delen en gebruiken van data over alle grenzen in de datalandkaart. De datadouane heeft richtlijnen nodig. Het is dan ook van belang om de regels omtrent data te delen en het proces voor goedkeuring vast te leggen. Dit maakt voor aanvragers van data duidelijk wanneer ze wel of geen data krijgen en wat ze moeten regelen om de data te mogen ontvangen.
Het opstellen van een datalandkaart, de datadouane, het aanvraag proces en de geïdentificeerde data is een heel nuttig. Om de toegankelijkheid te verhogen raden wij een digitaal systeem aan. Dit houdt het overzichtelijk en zorgt ervoor dat je alle data kan vinden en (na goedkeuring) kan gebruiken. Voor de datadouane is het, middels dit proces makkelijker om aanvragen te krijgen, te verwerken en regels te handhaven
Wil je een (digitale) datalandkaart voor jouw organisatie of heb je hulp nodig bij de databorging? Wij helpen je hier graag mee. Neem contact met ons op voor de mogelijkheden.
